個人事業主の帳簿の付け方：1週間の記帳例と月末に見る数字

帳簿は、資料を集めて取引を記録し、月末に残高を照合する流れで付けます。

毎日すべての作業を終えるより、資料をなくさず集め、週に一度は未処理を減らす方が続けやすくなります。

ここでは個人事業の1週間を例に、請求、現金払い、私費立替、カード払いがどう帳簿につながるかを説明します。

白色申告でも記帳と資料保存は必要

事業所得がある人は、白色申告でも記帳・帳簿書類の保存の対象です。

所得税の申告が不要な場合にも、記帳が不要になるとは限りません。

出典1

白色申告では一定の簡易な方法が認められ、青色申告にも簡易記帳の方法があります。

ただし、青色申告の55万円・65万円控除を目指すなら、原則として複式簿記で記帳し、貸借対照表と損益計算書を作るなどの条件を満たす必要があります。

出典2・3

資料の置き場は、未処理と確認済みを分ける

紙の領収書は月別の袋やファイルへ、PDFなどは受け取ったデータの保存先へ集めます。

入力前、確認待ち、確認済みの状態を付ければ、どの資料で止まっているか分かります。

確認待ちには「私用分が不明」「請求書待ち」などの理由も添えます。

資料一覧には、資料番号、取引日、相手、内容、金額、支払方法、記帳番号があれば、帳簿から元資料へ戻れます。

自分が発行した請求書も売上の資料なので、受け取った領収書と同じように集めます。

一つの買い物に領収書とカード明細があっても、経費は一件です。

両方を同じ資料番号や記帳番号へ結び付けると、二重入力を防げます。

1週間の取引を記帳するとこうなる

図の内容をテキストで読む

• 月：取引：サービス提供が完了し40,000円を請求。仕訳：売掛金40,000円／売上40,000円
• 火：取引：文具1,500円を事業現金で購入。仕訳：消耗品費1,500円／現金1,500円
• 水：取引：月曜の請求が全額入金。仕訳：普通預金40,000円／売掛金40,000円
• 本文の表・具体例から要点を抜粋。詳しい条件は本文で確認できます。

以下はサービス業の税込金額の例で、消費税区分を省略し、現金主義の特例を使わない複式簿記を前提とします。

この週の売上は40,000円、経費は1,500＋800＋3,000＝5,300円、利益は34,700円です。

水曜日は売掛金を回収した日なので、売上をもう一度増やしません。

木曜日の交通費は私費で払っているため、事業現金を減らす処理にもなりません。

金曜日の通信代は、後でカード代が引き落とされたときに「未払金／普通預金」で精算します。

支払いを済ませた日と、売上・経費を計上する日を分けることが、この一週間で押さえたい点です。

手書き・表計算・会計ソフトで共通すること

手書きなら帳簿の行番号を資料へ、表計算なら原資料の保存先を各行へ、会計ソフトなら証憑や資料番号を仕訳へ残します。

どの方法でも、日付・内容・金額・事業目的を後から説明できる状態にします。

簡易記帳の場合は収入と経費を記録する表に加え、未入金や未払いの補助表を用意すると管理しやすくなります。

上の表の借方・貸方は複式簿記の記録例なので、簡易記帳とは形式が違います。

表計算では集計範囲に追加した行が入っているか、会計ソフトでは最初の残高が前年から正しくつながっているかにも注意します。

自動で取得された明細も、すでに領収書から記帳済みの取引なら照合が必要です。

週末は未処理、月末は残高を確認する

週末には財布やメール、購入サイト、請求書の発行履歴を見て、資料一覧にない取引を拾います。

「通信費を入力した」だけで終えず、用途が不明な明細が残っていないかを確認すると、翌月に持ち越す疑問が減ります。

月末は、現金を実際に数えた金額、普通預金を銀行の月末残高と比べます。

売掛金は未入金請求書の合計、未払金はカードなどの今後の支払額と照合します。

先ほどの一週間なら、売掛金は水曜の入金後にゼロ、通信代の未払金は引落し前なので3,000円です。

数か月分たまっている場合は、最も古い未確認月から開始残高を合わせ、一か月ずつ同じ順番で進めると差額を追いやすくなります。

未解決の金額と調べた期間を残せば、次回はそこから再開できます。

月末の預金・未入金・未払いを合わせる順番は、月末経理の照合手順にまとめています。

資料を読み取る手間をOpenTaxで減らす

記帳の流れが決まったら、日付や金額を転記する作業をAIへ任せる方法もあります。

OpenTaxでは、連携したChatGPTやClaudeが領収書や明細を解釈し、記帳を依頼できます。

人が確認して確定するまで仕訳は確認待ちなので、週末の確認時間にまとめて見る使い方ができます。

私費の交通費を事業現金にしていないか、請求済みの入金を売上にしていないかを確認する、という役割分担です。

帳簿に加えて請求書作成や証憑の保管にも使え、ソフト本体の利用料は無料です。

AIサービスや保存先の費用は別にかかる場合があります。