帳簿と確定申告の進め方

個人事業主の領収書整理：紙・PDFの保管方法と二重入力を防ぐコツ

適用対象: 2026

OpenTax 編集部 · 公開 2026-10-05 · 更新 2026-10-05 · 編集確認 2026-10-05

領収書は月別に集め、「未処理・確認待ち・記帳済み」が分かるようにすると、ため込まず整理できます。

さらに帳簿と領収書を同じ番号で結び付ければ、経費の根拠をすぐ探せます。

紙と電子データでは保存の扱いが異なるため、整理の流れはそろえつつ、原資料の保存方法を分けるのが基本です。

紙は原本を、電子で届いたものはデータを残す

紙のレシートは月別の袋やファイルに入れ、メールのPDFや購入サイトの領収書は電子データで保存します。

PDFを印刷したからといって、受け取ったデータが不要になるわけではありません。

電子取引データの保存と、紙を撮影するスキャナ保存は別の制度です。

紙のレシートをスマホで撮ることは、文字が薄くなる前の補助記録にも役立ちます。

ただし、撮影しただけで紙を捨てられるとは限らず、原本を廃棄するにはスキャナ保存の要件に沿った運用が必要です。

まず紙を保存しながら写真も残す方法なら、撮影した画像の読みづらさにも対応しやすくなります。

件数が少なければ、科目ごとに細かく分けるより、月ごとの一覧と資料番号で管理する方法が簡単です。

番号は「2026-P0901」のように年も含めると、翌年の資料と重なりません。

3件の総額は8,000円ですが、記帳済みなのは1,200円だけです。

残り6,800円を未確認として見えるようにしておけば、資料を保存しただけなのに帳簿へ反映済みと思い込むことを防げます。

電子資料はフォルダーを何度も動かす代わりに一覧の状況欄を変えると、帳簿からのリンクも保ちやすくなります。

店名と金額だけでは、数か月後に何の支出だったか分からなくなることがあります。

交通費なら「9月7日、○駅から△駅、A社との打合せ」のように、日付・区間・仕事の目的を残します。

会食なら相手と目的、共用の買い物なら仕事に使った部分の根拠も必要です。

支払った口座が事業用というだけで経費になるわけではなく、事業との関係で判断します。

レシートをなくした場合は、購入履歴や注文メール、銀行・カード明細、再発行できる資料を集めます。

領収書を自作して受領したように扱うのではなく、資料が不足している事実と取引内容を記録します。

なお、所得税の経費の裏付けと、消費税の仕入税額控除に必要な請求書等の要件は分けて考えます。

文具1,200円をカードで買った場合、レシート、カード明細、銀行引落しの三つに同じ支出が現れます。

利用時に「消耗品費1,200円／未払金1,200円」と記帳したなら、引落し時は「未払金1,200円／普通預金1,200円」です。

三つの資料をそれぞれ経費にすると、実際は1,200円の買い物が3,600円になってしまいます。

資料一覧に利用時の記帳番号を入れ、引落しには精算の記帳番号を関連付けると、支払段階を追えます。

所得税の保存期間の主な区分は次のとおりです。