帳簿と確定申告の進め方

電子取引データの保存方法：PDF請求書をフォルダーで管理する手順

適用対象: 2026

OpenTax 編集部 · 公開 2026-10-05 · 更新 2026-10-05 · 編集確認 2026-10-05

メールや購入サイトで受け取った請求書・領収書は、電子データのまま、後から探して表示できる形で保存します。

少量なら、フォルダーに原データを置き、日付・金額・取引先の索引と、訂正削除を防ぐ運用を組み合わせる方法があります。

ファイル名を付けるだけで終えず、表示・検索・取り出しまでできることが大切です。

電子取引と紙のスキャンは別の扱い

メールのPDF請求書、購入サイトで受け取る領収書、取引情報を記載したメール本文は、電子取引データの保存対象になります。

自分から電子で送った請求書等も対象なので、受領分だけでなく発行分も残します。

一方、紙で受け取ったレシートを撮影するのはスキャナ保存、会計ソフトで作る帳簿は電子帳簿の区分です。

この記事は2024年1月以後の電子取引を、通常の保存方法で管理する個人事業主を対象とします。

国税庁の令和8年7月版Q&Aでは、それぞれの対象と保存要件が説明されています。

メールにPDFが付いていればそのPDFを保存し、取引情報が本文にしかなければ本文も残します。

購入サイトでは保存期間や退会で再取得できなくなることがあるため、自分で管理できる保存先へ取り込むと安心です。

請求額や相手先、明細の一部が欠けた画像では、取引全体を説明できません。

以下は9月に受け取った架空の3件を、索引とファイル名で管理する例です。

受け取ったデータに索引を付ける
索引ID	取引日	金額	取引先	ファイル名の例
E001	2026年9月2日	11,000円	A通信	20260902_11000_A通信_E001.pdf
E002	2026年9月10日	22,000円	B制作	20260910_22000_B制作_E002.pdf
E003	2026年9月21日	3,300円	C文具	20260921_3300_C文具_E003.pdf

合計は36,300円です。

日付や金額は原資料の取引情報に合わせ、索引だけを銀行引落日や別の金額へ書き換えないようにします。

帳簿の摘要にE002などの索引IDを入れれば、記帳した支出からPDFまでたどれます。

電子取引データの保存では、表示できる環境、検索のための情報、訂正削除の防止などを組み合わせて要件を満たします。

訂正削除防止の方法には、タイムスタンプや履歴を残すシステムの利用のほか、事務処理規程を定めて実際に運用する方法があります。

フォルダー方式なら、国税庁が公開している個人事業者向けの規程サンプルを、実際の保存場所と担当者に合わせて整えられます。

たとえば「受領したデータは原本用フォルダーへ保存し、修正が必要な場合は理由と日付を記録して訂正版と対応付ける」といった手順です。

規程のファイルを置くだけでは足りず、普段の処理もその手順に合わせます。

誤った請求書が再発行された場合には、元のデータを無言で上書きせず、訂正版の受領日と変更内容が追えるように扱います。

基本の検索項目は取引日、金額、取引先です。

通常は日付・金額の範囲指定や、二つ以上の項目の組合せで絞れることも求められますが、ダウンロードの求めに対応できる場合には一部の検索要件が緩和されます。

さらに、個人事業者の前々年の売上高が5,000万円以下の場合などは、税務調査でのデータのダウンロードの求めに応じられれば、検索機能の確保自体が不要となる取扱いがあります。

2026年の取引なら、この売上高の判定対象は2024年です。

「売上が少ないからデータを残さなくてよい」という制度ではないため、原データの保存は続けます。

上の例なら「9月10日、22,000円」からB制作のPDFを見つけ、全ページを開いて内容を読めるかを確かめます。

次に取引先名からも同じ資料を探し、データを外へ取り出せるかを見ると、日常の検索にも税務確認にも使えるかが分かります。

バックアップは元データと索引の両方を残します。

保存期間は資料の種類や所得税・消費税の要件で決まるため、一年分の作業が終わったら削除する運用にはしません。

紙のレシートも含む日々の整理は、領収書をためない保管方法にまとめています。