会計ソフトの乗り換えで領収書はどう移す？ファイルと仕訳をつなぐ方法

会計ソフトを乗り換えるときは、仕訳CSVとは別に、領収書や請求書のファイル本体も保存します。

CSVに画像へのリンクがあっても、旧サービスへログインしなければ開けない場合があるためです。

ファイルと仕訳の取引番号を対応づけておけば、別のソフトへ移った後も、帳簿から元の資料を探せます。

移すのはファイル本体と「どの取引か」の情報

領収書や請求書など、取引を裏付ける書類を証憑といいます。

移行では、画像やPDFを保存するだけでなく、日付・金額・相手と、どの仕訳の資料なのかを残します。

一つの仕訳に請求書と支払控えの二つが付く場合もあるため、仕訳の数とファイルの数は同じになりません。

元サービスのURLだけを一覧にした場合は、実ファイルを残したことにはなりません。

契約が使える間に、本体まで取り出すところが最初の作業です。

年度ごとに書き出し、元の名前を残す

まず年度別に出力し、空のファイルや読めない画像がないかを確認します。

一括出力で仕訳番号の一覧も取れる場合は、ファイルと同じフォルダーに置きます。

ファイル名を見やすく変えるなら、元の名前と新しい名前の対応を残します。

すべてを「領収書.pdf」のように同じ名前へ変えず、取引番号など重複しない目印を付けると探しやすくなります。

対応表はこの形なら後から追える

図の内容をテキストで読む

• T001：E001.pdf。2026/10/02・1,100円・架空通信
• T002：E002-請求書.pdf E003-支払控え.pdf。2026/10/05・11,000円・架空文具店
• 本文の架空例。T002には請求書と支払控えの2ファイルを対応づけます。

架空の通信費と備品購入を使った例です。

仕訳の摘要やメモにT001のような番号が残れば、ソフトと保存フォルダーが分かれていても照合できます。

新しいソフトに再添付できない場合も、この対応を残すと資料が行方不明になるのを防げます。

ただし、対応表があるだけで電子保存の法令要件をすべて満たすわけではありません。

電子で受け取った資料は電子のまま保管する

メールやWebで受け取った請求書・領収書は、電子取引データとしての保存を考えます。

紙を撮影した画像の保存とは制度上の扱いが違うため、電子で受け取ったファイルを印刷して元データを捨てる形にはしません。

国税庁は、改ざんを防ぐ措置や、画面・書面で内容を確認できること、検索などの要件を案内しています。

検索要件には条件による緩和もありますが、乗り換えで必要な資料を取り出せなくなるのは避けるべき点です。

実際の整理例は電子取引データの保存方法で説明しています。

三つの探し方が通れば、移行後も使いやすい

確認は、仕訳からファイルを開く、ファイルから該当仕訳を探す、日付・金額・相手から探す、の三方向です。

月の最初と最後、高額取引、資料が複数ある取引を選ぶと、対応漏れを見つけやすくなります。

原本の文字まで読め、必要な年度がそろっていれば、旧契約の変更へ進めます。

帳簿データも一緒に残す方法はバックアップと復元にまとめています。

これからの領収書を帳簿と一緒に残すなら

乗り換え後の記帳と資料保管をまとめたい方には、個人事業主向けのOpenTaxがあります。

ソフト本体が無料で、領収書などのファイルを保管しながら、帳簿や請求書を管理できます。

連携したChatGPTやClaudeに資料を読んでもらい、確認待ちの仕訳として登録する使い方もできます。

電子保存の要件は運用も含めて整える必要があり、ファイルを置くだけで対応完了とはなりません。

保存先やAIサービスには別途料金がかかる場合があります。