会計ソフトの乗り換えは1月がおすすめ？年の途中で変える方法も解説

急いで変える必要がなければ、個人事業主の会計ソフトは1月1日から切り替えると整理しやすくなります。

前年の帳簿を旧ソフトで締め、残高を新しいソフトへ引き継げるためです。

ただし、入力の不便さや費用を今すぐ見直したいなら、年の途中でも乗り換えはできます。

違いは、今年の仕訳をどこまで移すかです。

期首と期中では移すデータが違う

図の内容をテキストで読む

• 1月1日から使う：新しい帳簿に入れるもの：前年末からの残高、未決済、固定資産。向いている状況：年度の区切りで簡単に変えたい
• 期中に変え、年初分も移す：新しい帳簿に入れるもの：期首残高と1月から切替日までの仕訳。向いている状況：当年の集計を一つにまとめたい
• 期中残高から使う：新しい帳簿に入れるもの：切替時点の残高と以後の取引。向いている状況：年前半の損益を別に管理・合算できる
• 本文の表・具体例から要点を抜粋。詳しい条件は本文で確認できます。

年の途中で移る場合は、2行目の「年初分も移す」方法が、1年分の売上や経費を追いやすい方法です。

3行目はソフトが年途中からの開始にどう対応するかで扱いが変わります。

9月末の預金残高を入れ、そのうえで1〜9月の入出金を足すと二重になるため、二つの方法を混ぜないようにします。

1月に変えるなら、前年の締めが終わるまで残高は仮にする

1月の記帳を始める時点では、前年の決算整理がまだ終わっていないことがあります。

その場合も新しいソフトで入力を始められますが、期首残高は仮として扱い、前年の決算確定後に合わせます。

例えば前年末の預金120,000円、売掛金40,000円、未払金10,000円を引き継ぐとします。

1月に売掛金40,000円が入金されたら、売上を増やさず、売掛金が減ったことを記録します。

前年の未払金10,000円の支払いも、もう一度当年の経費にはしません。

固定資産は残高だけでは翌年の計算ができないので、取得日・取得価額・償却方法・前年までの償却額を一緒に残します。

10月に変えるなら、9月までの修正を反映してから確定する

10月1日に入力先を変える例なら、まず期首残高と1〜9月の仕訳を新しいソフトへ移します。

続いて9月30日の残高と1〜9月の売上・経費を旧ソフトと合わせます。

この後に9月の入力漏れが見つかったら、旧ソフトだけを直さず、新しい帳簿にも同じ修正を反映します。

並行して二つに入力する期間を設ける場合も、最終的に採用する帳簿を決めておくと、どちらを直すか迷いません。

「10月末の預金・未入金・未払いが一致したら、新しいソフトだけにする」のように、終わる条件を決めておきます。

切替日より、引き継ぎ漏れの有無が大切

期首でも期中でも、未入金の相手と請求番号、未払いの金額、固定資産、領収書の保存先は引き継ぎます。

前年との比較を続けたい場合は、前年の月別売上と経費を保存しておけば、過年度全件を新ソフトへ移さず比較することもできます。

切替完了の目安は、同じ日付で見た残高が一致し、領収書や未決済の内訳へたどれることです。

移行後の照合手順では、差額が出た場合の探し方まで説明しています。

日々の入力も変えたいときのOpenTax

切替時期が決まったら、新しいソフトで日常の取引をどう記帳するかも選びます。

OpenTaxは個人事業主向けの無料ソフトで、ChatGPTやClaudeから記帳を依頼できます。

AIが登録した仕訳は確認待ちになり、人が内容を確かめてから確定します。

損益計算書や貸借対照表も見られるため、入力を続けながら事業の数字を把握する使い方ができます。

旧ソフトのCSVをOpenTaxへ直接取り込む機能は、この記事では確認できていません。

保存先やAIサービスには料金がかかる場合があります。